Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING

Dit document is van toepassing op alle juridische entiteiten die deel uitmaken van de ThoughtLabs SRL Group (zie hieronder)

Dit document beschrijft hoe de entiteiten van ThoughtLabs SRL, die optreden als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “GDPR”) en voor de hieronder omschreven doeleinden, informatie mogen verwerken die betrekking hebben op identificeerbare natuurlijke personen (de “betrokkenen” genoemd) die nu en dan (direct of indirect, op verplichte of vrijwillige wijze, handmatig of anderzijds) van de betrokkenen zelf, alsook van haar klanten, derden (zoals potentiële klanten, onderaannemers, dienstverleners of andere stakeholders die betrokken zijn bij een verbintenis met ThoughtLabs) en/of uit publiek beschikbare gegevensbronnen, indien van toepassing.

Waarom verwerkt ThoughtLabs SRL persoonsgegevens?

ThoughtLabs SRL verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de wetgeving die van toepassing is en uitsluitend voor de volgende doeleinden (de “Doeleinden” opgesomd):

Om professionele diensten te verlenen: Analyse, Design, Development, Consultancy, Verkoop, Levering, Installatie, Diensten en Ondersteunende activiteiten die betrekking hebben op het verlenen van IT oplossingen. Om hun administratieve management systemen en hun systemen voor het beheer van de relaties met klanten/leveranciers te onderhouden, waaronder: Het verstrekken van offertes en opstellen van contracten; De opvolging en het beheer van klanten/leveranciers/alumni; Facturering en de betaling van facturen; Publiciteit, communicatie en public relations; De organisatie van evenementen; Kwaliteitsbeoordelingen; en De optimalisering van de klant- of gebruikerservaring en de personalisatie van de dienstverlening (bijvoorbeeld door authenticatie, het meten van de prestaties en het gebruik van Arhs Group applicaties indien van toepassing). Om toelatings- en continuïteitsprocedures aan te vragen (waaronder tegen het witwassen, omkopen en de financiering van terroristische activiteiten); Voor de naleving van haar wettelijke, reglementaire, professionele en/of contractuele verplichtingen te ondersteunen (waaronder onafhankelijkheids- en archiveringsvereisten…) Om hun gebouwen, uitrusting, IT infrastructuur en gegevens (waaronder toegangsbeheer en authenticatie, beveiliging en prestatiecontrole…) te onderhouden en beschermen; Om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen; Om risico’s en geschillen te beheersen; Om de verzoeken van betrokkenen te verwerken; en/of hun websites te beheren. De bovenstaande Doeleinden zijn gebaseerd op minstens een van de volgende rechtsgrondslagen: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst; De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan ThoughtLabs SRL onderworpen is; De verwerking is noodzakelijk voor de doeleinden van de rechtmatige belangen die worden nagestreefd door ThoughtLabs SRL of een derde partij (zoals de bescherming van het vermogen van ThoughtLabs SRL, het kennisnemen van de behoeften en verwachtingen van haar klanten of de naleving van het beoogde doel of het maatschappelijk belang van ThoughtLabs.De betrokkene heeft de toestemming gegeven voor de verwerking voor een of meerdere specifieke doeleinden.

Welke persoonsgegevens verwerkt ThoughtLabs SRL?

Afhankelijk van, en wanneer noodzakelijk voor, de bovengenoemde Doeleinden, kan ThoughtLabs SRL mogelijks de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken: Identificatiegegevens (bijv. naam, achternaam, alias…); Professionele gegevens (bijv. functie, bedrijf…); Administratieve gegevens (bijv. identiteitsbewijs, geboortedatum, geslacht, taal…); Relationele gegevens (bijv. relatiegeschiedenis, aanwezigheidsfiches…) Omgevingsgegevens (bijv. karaktereigenschappen, gewoonten, informatie met betrekking tot social media…); Financiële gegevens (bijv. belastingsgegevens, transactiegegevens…) Numerieke gegevens (bijv. logboeken, IP-adres…); en Biometrische gegevens (bijv. foto en /of geluid, video…).

Deelt ThoughtLabs SRL persoonsgegevens met derden?

Afhankelijk van de bovengenoemde doeleinden, en naast de betrokkenen zelf, mag ThoughtLabs SRL persoonsgegevens delen met de volgende soorten ontvangers:

Verwerkers en sub-verwerkers zoals IT leveranciers (waaronder systeembeheerders, leveranciers van clouddiensten, hostingleveranciers…); Tussen de entiteiten van ThoughtLabs SRL; ThoughtLabs SRL externe adviseurs, vertegenwoordigers of auditeurs van ThoughtLabs SRL; Entiteiten of natuurlijke personen die betrekking hebben tot de betrokkenen (werkgevers, familieleden, raadslieden, zaken- of potentiële zakenpartners…); en/of toezichthoudende instanties of publieke autoriteiten.

Draagt ThoughtLabs SRL persoonsgegevens over buiten de Europese Unie?

ThoughtLabs SRL zal geen persoonsgegevens overdragen buiten de Europese Unie tenzij:

  • Aan landen die een degelijk niveau van bescherming van persoonsgegevens voorzien zoals bepaald door de Europese Commissie of:
  • Aan ontvangers op grond van een geschikte overeenkomst die de wettelijke vereisten voor dergelijke overdracht omvat. Een kopie van de geldende veiligheidsmaatregelen kan worden aangevraagd bij de Data Protection Officer van ThoughtLabs.
Hoe lang bewaart ThoughtLabs SRL de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens zullen worden bewaard op een manier die het mogelijk maakt om de identificatie van de betrokkenen niet langer dan noodzakelijk voor ieder Doeleinde waarvoor ze verzameld werden te bewaren, behoudens automatische IT back-ups en de wettelijke en reglementaire archiveringsverplichtingen van ThoughtLabs.

Wat zijn uw rechten als betrokkene?

Voor zover de wet dit toestaat, kunt u het recht hebben, om:

  • het verzoeken van toegang tot, en correctie of vernietiging van uw persoonsgegevens of beperking van de verwerking ervan;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens tegenwerpen; alsook de overdraagbaarheid van
  • de gegevens.

Indien de verwerking uitsluitend op uw toestemming is gebaseerd, hebt u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking gebaseerd op uw toestemming voor dergelijke intrekking.

Om de hierboven opgesomde rechten uit te oefenen, wordt u verzocht een e-mail te sturen naar het Data Protection Office van ThoughtLabs waarin u uw identiteit kenbaar maakt en preciseert welk recht u wenst uit te oefenen.

Wij wijzen u erop dat u ook het recht heeft om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, namelijk de belangrijkste toezichthoudende autoriteit die bevoegd is voor persoonsgegevens die verwerkt zijn door ThoughtLabs SRL, genaamd de Commission Nationale de Protection des Données (CNPD).

Al uw vragen omtrent privacy kan u e-mailen naar: privacy@thoughtlabs.be

Updates van onze Privacyverklaring:

Het kan zijn dat we onze Privacyverklaring moeten actualiseren. De laatste versie van de Privacyverklaring is steeds beschikbaar op onze website. We zullen alle materiële wijzigingen in de Privacyverklaring communiceren, bijvoorbeeld met welk doel wij uw persoonsgegevens, de identiteit van de Controller of uw rechten gebruiken.