01
Toepassingsgebied van dit document
Dit document is van toepassing op alle juridische entiteiten die deel uitmaken van de ThoughtLabs SRL Group.
Dit document beschrijft hoe de entiteiten van ThoughtLabs SRL, die optreden als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”) en voor de hieronder omschreven doeleinden, informatie mogen verwerken die betrekking heeft op geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen (de “betrokkenen” genoemd) die nu en dan (direct of indirect, op verplichte of vrijwillige wijze, handmatig of anderszins) verzameld wordt bij de betrokkenen zelf, alsook bij haar klanten, derden (zoals potentiële klanten, onderaannemers, dienstverleners of andere stakeholders die betrokken zijn bij een verbintenis met ThoughtLabs) en/of uit publiek beschikbare gegevensbronnen, indien van toepassing.
02
Waarom verwerkt ThoughtLabs SRL persoonsgegevens?
ThoughtLabs SRL verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de wetgeving die van toepassing is en uitsluitend voor de volgende doeleinden (samen de “Doeleinden”):
- Om professionele diensten te verlenen, waaronder:
- Analyse, Design, Development, Consultancy, Verkoop, Levering, Installatie, Diensten en Ondersteunende activiteiten die betrekking hebben op het verlenen van IT-oplossingen.
- Om haar administratieve managementsystemen en haar systemen voor het beheer van de relaties met klanten/leveranciers te onderhouden, waaronder:
- Het verstrekken van offertes en opstellen van contracten;
- De opvolging en het beheer van klanten/leveranciers/alumni;
- Facturering en de betaling van facturen;
- Publiciteit, communicatie en public relations;
- De organisatie van evenementen;
- Kwaliteitsbeoordelingen; en
- De optimalisering van de klant- of gebruikerservaring en de personalisatie van de dienstverlening (bijvoorbeeld door authenticatie, het meten van de prestaties en het gebruik van ThoughtLabs-applicaties indien van toepassing).
- Om toelatings- en continuïteitsprocedures toe te passen (waaronder tegen het witwassen, omkopen en de financiering van terroristische activiteiten);
- Om de naleving van haar wettelijke, reglementaire, professionele en/of contractuele verplichtingen te ondersteunen (waaronder onafhankelijkheids- en archiveringsvereisten…);
- Om haar gebouwen, uitrusting, IT-infrastructuur en gegevens te onderhouden en te beschermen (waaronder toegangsbeheer en authenticatie, beveiliging en prestatiecontrole…);
- Om de continuïteit van het bedrijf te waarborgen;
- Om risico’s en geschillen te beheersen;
- Om de verzoeken van betrokkenen te verwerken; en/of
- Om haar websites te beheren.
03
Rechtsgrondslag voor de verwerking
De bovenstaande Doeleinden zijn gebaseerd op minstens een van de volgende rechtsgrondslagen:
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om op verzoek van de betrokkene stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst;
- De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan ThoughtLabs SRL onderworpen is;
- De verwerking is noodzakelijk voor de doeleinden van de rechtmatige belangen die worden nagestreefd door ThoughtLabs SRL of een derde partij (zoals de bescherming van het vermogen van ThoughtLabs SRL, het kennisnemen van de behoeften en verwachtingen van haar klanten of de naleving van het beoogde doel of het maatschappelijk belang van ThoughtLabs); en/of
- De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking voor een of meerdere specifieke doeleinden.
04
Welke persoonsgegevens verwerkt ThoughtLabs SRL?
Afhankelijk van, en wanneer noodzakelijk voor, de bovengenoemde Doeleinden, kan ThoughtLabs SRL de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
- Identificatiegegevens (bijv. naam, achternaam, alias…);
- Professionele gegevens (bijv. functie, bedrijf…);
- Administratieve gegevens (bijv. identiteitsbewijs, geboortedatum, geslacht, taal…);
- Relationele gegevens (bijv. relatiegeschiedenis, aanwezigheidsfiches…);
- Omgevingsgegevens (bijv. karaktereigenschappen, gewoonten, informatie met betrekking tot social media…);
- Financiële gegevens (bijv. belastingsgegevens, transactiegegevens…);
- Numerieke gegevens (bijv. logboeken, IP-adres…); en
- Biometrische gegevens (bijv. foto en/of geluid, video…).
06
Draagt ThoughtLabs SRL persoonsgegevens over buiten de Europese Unie?
ThoughtLabs SRL zal geen persoonsgegevens overdragen buiten de Europese Unie tenzij:
- Aan landen die een passend niveau van bescherming van persoonsgegevens bieden, zoals bepaald door de Europese Commissie; of
- Aan ontvangers op grond van een geschikte overeenkomst die de wettelijke vereisten voor dergelijke overdracht omvat. Een kopie van de geldende waarborgen kan worden aangevraagd bij de Data Protection Officer van ThoughtLabs.
07
Hoe lang bewaart ThoughtLabs SRL de persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden bewaard in een vorm die de identificatie van de betrokkenen niet langer mogelijk maakt dan noodzakelijk voor elk Doeleinde waarvoor ze verzameld werden, behoudens automatische IT-back-ups en de wettelijke en reglementaire archiveringsverplichtingen van ThoughtLabs.
09
Wat zijn je rechten als betrokkene?
Voor zover de wet dit toestaat, kan je het recht hebben om:
- toegang tot, en correctie of verwijdering van je persoonsgegevens of beperking van de verwerking ervan te vragen;
- bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens; alsook
- je gegevens over te dragen.
Als de verwerking uitsluitend op je toestemming is gebaseerd, heb je het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór die intrekking op je toestemming was gebaseerd.
Om de hierboven opgesomde rechten uit te oefenen, vragen we je een e-mail te sturen naar het Data Protection Office van ThoughtLabs waarin je je identiteit aantoont en preciseert welk recht je wenst uit te oefenen.
We wijzen je erop dat je ook het recht hebt om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit, namelijk de belangrijkste toezichthoudende autoriteit die bevoegd is voor persoonsgegevens die verwerkt worden door ThoughtLabs SRL: de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Al je vragen over privacy kan je e-mailen naar privacy@thoughtlabs.be.
10
Updates van onze privacyverklaring
Het kan zijn dat we onze Privacyverklaring moeten actualiseren. De laatste versie van de Privacyverklaring is steeds beschikbaar op onze website. We communiceren alle materiële wijzigingen in de Privacyverklaring, bijvoorbeeld het doel waarvoor we je persoonsgegevens gebruiken, de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke of je rechten.